校内各单位：

　　按照教育部通知要求，做好2019年拟在华举办国际会议的第二次预申报工作，具体要求如下。

　　会议申报实行网上预申报。

　　拟于2019年6月后召开的国际会议及拟在2020年举办、但须在2019年对外承诺的国际会议，需按照教育部国际会议报批平台 “会议预报申报”（http://econf.hust.edu.cn），填报完成提交后下载《2019年国际学术会议预报申请表》，由申请人签字、单位负责人签字盖学院公章后交至国际处。

　　教育部国际会议报批平台操作指南见附件1。

　　以上预报材料，请各单位外事秘书汇总本单位情况后，于3月20日（周三）下班前将纸质材料交至清水河校区主楼B2-508，沙河校区主楼中117室，由国际处汇总后统一上报至教育部。

　　请各单位严格按照相关规定执行《关于严格控制在华举办国际会议的通知》及《关于印发在华举办国际会议费用开支标准和财务管理办法的通知》， 严格控制会议规模和人数，一般不超过100人，中外方参会人数比例不高于4:1。

　　注：1. 教育部原则上不受理未预报的国际会议。

　　　　2. 根据教育部要求，未提交已举办国际会议总结材料的，不受理新会议申请。

　　　　3. 因举办国际会议需至少提前3个月向教育部提交正式申报材料。请各单位在会议拟举办日期至少提前4个月完成校内审批手续，具体详见国际合作交流处网站说明（http://www.oice.uestc.edu.cn/Category/Page?Catid=261）。若有不明之处，请联系汪老师咨询，电话83202354。

　　　　4. 2019年获批的国际会议举办期间，请各单位注意留存会议相关文字、图片、视频资料，需在会议结束两周内提交总结材料，包括：网上填写《在华举办国际会议总结表》、会议学术综述（至少3000字）、国内外代表名单、重要照片5张(JPG格式，标题附图片简要说明，3500*2500像素)、 论文集元数据（1份）、3分钟会议视频等，相关要求见附件2。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 国际合作与交流处

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 2019年2月27日

　　附　件：

　　附件1 国际会议报批平台使用帮助——教职工用户.docx

　　附件2 国际会议总结材料相关要求.docx